Surat Niaga

PEMBUATAN SKEMA JUAL BELI

A.    Tujuan Kegiatan Perkuliahan  9

Setelah mempelajari kegiatan pembelajaran tentang pembuatan skema jual beli ini Siswa diharapkan dapat:

§  Memahami skema ruang lingkup jual-beli

§  Membuat skema ruang lingkup jual-beli

B.     Uraian Materi 9

1.  Arus Jual-Beli

Terjadinya proses jual-beli biasanya dimulai dengan adanya permintaan dari calon pembeli kepada calon penjual.  Setelah calon pembeli menerima penawaran, berupa daftar harga atau brosur, mungkin masih terjadi tawar menawar atau mungkin masih perlu kelengkapan informasi (keterangan) mengenai barang yang hendak dibeli. Bila sudah ada kesesuaian antara kedua belah pihak barulah terjadi transaksi jual-beli. 

Setelah terjadi transaksi jual-beli mungkin masih timbul masalah-masalah, misalnya:  pengiriman tidak sesuai, waktu pengiriman tidak tepat waktu, atau barang yang dikirim kurang. Kejadian-kejadian tersebut menimbulkan ketidakpuasan dari pembeli sehingga pembeli mengadakan tuntutan atau klaim. Di lain pihak, penjual akan mengadakan teguran atau tagihan, apabila waktu pembayaran yang telah disepakati bersama tidak ditepati oleh pembeli.

Untuk lebih jelasnya, perhatikan diagram alur di bawah ini:

                                                                 

                 

                      

 

 

2.  Bagan Arus Jual-Beli    

 

       

C.     Rangkuman 9

1.  Jual-beli  merupakan hasil dari suatu proses interaksi antar penjual dan pembeli melalui adanya permintaan dan penawaran.

2.Jual-beli terjadi jika kedua belah pihak telah memperoleh kesepakatan atau kesesuaian tentang hal yang diperjualbelikan itu.

3.Klaim akan terjadi jika salah satu pihak tidak memenuhi prestasinya seperti yang telah disepakati.

D.    Tugas 9

1.       Carilah bahan bacaan lain, temukan apakah yang dimaksud dengan permintaan?, dan apa pula yang dimaksud dengan penawaran?

2.      Diskusikanlah dengan sesama teman anda yang sama-sama mempelajari modul ini mengambil dengan topik kapankah suatu klaim terjadi dalam proses jual beli?

3.      Lakukan kunjungan ke suatu perusahaan. Temukanlah surat-surat yang mengawali terjadinya proses jual beli. Identifikasilah nama-nama dan bentuk surat-surat tersebut! Tanyakanlah kepada perusahaan itu pernahkah ia mengajukan klaim atau menerima klaim? Mengapa hal tersebut terjadi? Tanyakanlah bagaimana cara menyelesaikan klaim itu?

4.     Hasil-hasil yang telah anda lakukan ini laporkan dalam bentuk tertulis, kemudian laporkan kepada guru/instruktur pembina untuk diberikan koreksi atau tanyakan bila anda masih belum paham betul. 

E.     Tes Formatif 9

1. Sebutkan 4 jenis surat dari sepuluh jenis yang dipergunakan dalam proses jual-beli!

2.      Buatlah bagan alur jual-beli, yang ada secara teoritis maupun yang anda peroleh dari hasil di lapangan!

F.     Kunci Jawaban Formatif 9

1.       Jenis surat yang dipergunakan dalam proses jual beli yaitu surat penawaran, surat pesanan, surat pengiriman pesanan, dan surat pengaduan.

2. Bagan alur jual-beli.

 

G.           Lembar Kerja 9

1.    alat

a.     alat tulis

b.     mesin ketik atau komputer

2.    Bahan

a.     Kertas HVS

b.     Map

3.    Langkah kerja

a.     Siapkan seperangkat ATK dan mesin tik atau komputer

b.     Identifikasi jenis-jenis surat niaga

c.      Buat diagram alur jual-beli

d.     Ketik diagram alur jual-beli dan jenis-jenis surat niaga tersebut dengan benar

e.      Masukkan hasil pekerjaan Anda ke dalam map yang telah diberi nama

f.       Serahkan hasil pekerjaan tersebut kepada guru/instruktur.

g.     Jangan lupa merapikan mesin ketik atau mematikan komputer bila sudah tidak dipergunakan lagi.

 PENYUSUNAN SURAT

A.    Tujuan Kegiatan Perkuliahan 10

Setelah menyelesaikan kegiatan pembelajaran tentang penyusunan surat ini Siswa diharapkan dapat:

·         menggunakan bahasa surat dengan benar

·         menyusun surat.

B.     Uraian Materi X

1.       Bahasa Surat

Dengan bahasa, manusia dapat mengkomunikasikan 3 hal yaitu buah pikiran, perasaan dan sikapnya terhadap sesuat hal. Bahasa, termasuk ejaan dan tanda baca, merupakan salah satu faktor yang paling penting dalam berkomunikasi secara tertulis. Bahasa surat yang baik dapat membuat orang lain semakin antusias untuk membaca surat tersebut lebih lanjut.

Bahasa surat adalah bahasa tulis, dalam arti lambang yang digunakan dan komunikasi yang menggunakan media surat adalah lambang bahasa.  Oleh sebab itu sebuah surat harus memenuhi syarat-syarat bahasa dan disusun dalam suatu komunikasi yang baik, agar pembicaraan mudah dipahami oleh si penerima surat.  Selain itu, harus dipahami bahwa cara bertutur seseorang juga mencerminkan bagaimanakah kepribadian orang tersebut. Karena itu bertutur dengan baik melalui surat merupakan hal penting yang harus diperhatikan dalam penulisan surat.

Urutan setiap masalah harus dibuat sedemikian rupa sesuai dengan urutan logika.

Caranya ialah:

a.           Pakailah paragraf pertama sebagai pengantar masalah yang hendak dibicarakan dalam surat.

b.           Kemukakan masalah pertama pada paragraf kedua.

c.            Setiap masalah baru hendaklah dikemukakan pada paragraf berikutnya.

d.           Apa yang sudah dibicarakan pada paragraf sebelumnya jangan diulang lagi pada paragraf berikutnya.

e.            Sebaiknya apa yang akan dibicarakan pada paragraf selanjutnya jangan diuraikan pada paragraf sebelumnya.

f.             Akhiri surat dengan paragraf penutup.

Suatu karangan formal, terutama karangan seperti surat, bahasanya harus jelas, lugas, dan umum (memasyarakat). Selain ketiga syarat utama itu, penulis surat hendaknya juga memperhatikan kata-kata yang baku, pemakaian ejaan yang disempurnakan secara benar. Dengan bahasa yang jelas, pesan yang akan disampaikan oleh pengirim kepada penerima akan dipahami secara efektif.

Yang dimaksud dengan bahasa yang jelas adalah bahasa yang tidak kabur, mudah dipahami oleh pembaca dan tidak memberi peluang untuk ditafsirkan secara berbeda.  Bahasa dikatakan jelas jika dua orang atau lebih mempunyai penafsiran yang sama tentang suatu maksud. Bahasa yang lugas artinya bahasa yang sederhana, bersahaja (simple), langsung pada permasalahan. Kalimat yang lugas diwujudkan dengan pemakaian bahasa yang padat dan hemat, namun tetap mengandung makna yang lengkap dan jelas lengkap berarti tidak ada unsur penting yang terlupakan.

Bahasa yang umum adalah bahasa resmi yang memasyarakat; bahasa baku yang dipakai di depan umum; bahasa yang dipahami oleh seluruh lapisan masyarakat. Ciri bahasa umum adalah pilihan katanya harus mengutamakan selera masyarakat umum. Kata yang baku, yaitu kata yang dianggap paling benar jika ditinjau dari segi penulisan dan pengucapnya.  Kata yang dibakukan dianggap sepenuhnya menjadi kata bahasa Indonesia.  Kata-kata itu tidak lagi terikat pada bentuk asalnya sehingga ketentuan tentang bunyi, tata bunyi, dan tata makna sepenuhnya terikat pada aturan atau kaidah bahasa Indonesia.

Ungkapan tetap (ungkapan idiomatik), yaitu ungkapan yang unsurnya terdiri atas dua kata atau lebih yang berpola tetap.  Susunannya baku dan permanen sehingga unsurnya tidak boleh dipertukarkan, ditambah atau dikurang. Fungsi ungkapan tetap adalah sebagai pengkait dalam peralihan alinea agar karangan menjadi padu.

Ejaan adalah seperangkat kaidah yang mengatur bagaimana memisahkan dan menggabungkan lambang itu dalam suatu bahasa. Adapun ruang lingkupnya meliputi: pemakaian huruf, penulisan huruf kapital dan huruf miring, pemakaian kata, pemakaian unsur serapan, dan pemakaian tanda baca.

Agar surat yang dikirim mendapat tanggapan yang positif, maka penulisannya harus memperhatikan syarat-syarat berikut.

1)             Pahami permasalahan yang akan ditulis dengan baik.

2)           Gunakan tata bahasa yang baku.

3)           Pahami peraturan-peraturan yang ada hubungannya dengan   permasalahan yang akan disampaikan atau ditulis.

4)           Gunakan bahasa yang sederhana dan singkat.

5)           Gunakan istilah-istilah yang umum dipakai dalam surat menyurat.

6)           Gunakan kata-kata yang tepat.

7)           Jangan menggunakan singkatan yang tidak umum dipakai dalam surat menyurat.

8)           Gunakan bahasa yang sopan dan hormat.

9)           Ungkapkan isi surat secara rinci dan jelas agar tidak terjadi salah tafsir atau salah pengertian.

Azas-azas penulisan surat:

1)             Singkat (shortness)

2)           Sederhana (simplicity)

3)           Ketegasan (strength)

4)           Ketulusan atau tidak palsu (sincerity)

Kesalahan-kesalahan yang terdapat di dalam penulis sebuah surat pada umumnya:

1)             Susunan yang rumit.

2)           Kalimat yang tidak jelas dan bertele-tele.

3)           Pengungkapan gagasan kurang sopan atau sebaliknya (terlalu menyanjung).

4)           Tata bahasa tidak teratur.

5)           Ejaan tidak sesuai dengan pedoman yang berlaku.

6)           Ketikan tidak rapi.

 

2. Langkah-Langkah dalam Menyusun Surat

 

Surat dituangkan dalam kalimat-kalimat yang ditulis pada secarik kertas. Kalimat adalah susunan kata-kata yang teratur, yang menyatakan pengertian. Susunan kalimat yang efektif didukung oleh:

1.       Kesepadanan antara stuktur bahasa dan cara atau jalan pikiran yang polos dan masuk akal.

2.      Kepararelan bentuk bahasa yang dipakai untuk tujuan efektifitas tertentu.

3.      Ketegasan dalam menetapkan pikiran utama.

4.     Kehematan dalam pilihan kata.

5.      Kevariasian dalam penyusunan kalimat.

Keterkaitan antara kalimat yang satu dengan yang lain yang saling berkaitan dalam membentuk suatu gagasan tertentu disebut alinea. Alinea yang baik memenuhi tiga persyaratan yaitu:

1.       Kesatuan alinea.

2.      Keterpaduan kalimat.

3.      Pengembangan alinea.

C.     Rangkuman X

1.       Surat merupakan sarana komunikasi melalui bahasa tertulis, karena itu bagaimana cara kita mengungkapkan gagasan, ide, pikiran, perasaan, atau sikap melalui tulisan sangat penting diperhatikan. Karena itu memahami masalah dengan baik dan mengungkapnnya dengan baik melalui bahasa tulis sangat penting dilakukan.

2.      Melalui surat dapat diketahui bagaimanakah kepribadian dari orang yang menulis surat tersebut. Karena itu memperhatikan cara penulisan surat yang baik penting untuk dilakukan.

3.      Gunakanlah kata-kata yang jelas, lugas, dan umum dalam menulis surat.

4.     Ungkapkan kalimat-kalimat dalam surat secara singkat, logis, dan sistematis. Penuturan surat dengan bahasa yang berbelit-belit akan mempersulit komunikasi antara penulis surat dan penerima surat.

D.    Tugas X

Jawablah pertanyaan-pertanyaan berikut dengan singkat dan tepat!

1.       Apakah yang dimaksud surat?

2.      Apakah yang diungkapkan pada alenia pendahuluan/pembuka dalam suatu surat?

3.      Apakah yang diungkapkan dalam alenia isi atau inti surat?

4.     Apakah yang diungkapkan dalam alenia penutup suatu surat?

5.      Pergilah ke kantor perusahaan terdekat dengan sekolah Anda, pinjamlah sebuah arsip surat. Identifikasilah bagian-bagian surat itu, dan ungkapkanlah kembali inti dari isi surat secara singkat.

E.     Tes Formatif 10

1.       Bagaimana langkah-langkah dalam menyusun surat?

2.      Bagaimana menyusun kalimat surat yang efektif?

3.      Bagaimana mengembangkan alinea yang terdapat pada surat?

4.     Sebutkan kesalahan  yang umum pada saat membuat surat?

5.      Sebutkan azas-azas penulisan surat?

6.     Buat kalimat alinea pembuka dari kata-kata:

a.     Sesuai

b.     Lanjut

c.Memberi tahu

d.     Sangat

e.      Sambung

F.     Kunci Jawaban Formatif 10

1.       Langkah-langkah dalam menyusun surat:

a.     Menentukan tujuan

b.     Pencatatan masalah-masalah yang akan dikemukakan.

c.      Penyusunan masalah-masalah secara sistematis sesuai dengan urutannya.

d.     Menjabarkan masalah-masalah ke dalam kalimat atau konsep surat.

2.                  Menyusun kalimat surat yang efektif sebagai berikut:

a.     Kesepadanan antara stuktur bahasa dan cara atau jalan pikiran yang polos dan masuk akal.

b.     Kepararelan bentuk bahasa yang dipakai untuk tujuan efektifitas tertentu.

c.      Ketegasan dalam menetapkan pikiran utama.

d.     Kehematan dalam pilihan kata.

e.      Kevariasian dalam penyusunan kalimat.

3.      Dalam mengembangkan alinea yang terdapat pada surat caranya sebagai berikut:

                a.    Memakai paragraf pertama sebagai pengantar masalah yang hendak dibicarakan dalam surat.

                b.    Mengemukakan masalah pertama pada paragraf kedua.

                c.    Mengemukakan setiap masalah baru pada paragraf berikutnya.

                d.    Tidak mengulang apa yang sudah dibicarakan pada paragraf sebelumnya pada paragraf berikutnya.

                e.    Tidak mengurai paragraf sebelumnya pada paragraf selanjutnya.

                 f.    Akhiri surat itu dengan paragraf penutup.

4.     Kesalahan-kesalahan yang terdapat di dalam penulis sebuah surat pada umumnya:

a.     Susunan yang rumit.

b.     Kalimat yang tidak jelas dan bertele-tele.

c.      Pengungkapan gagasan kurang sopan atau sebaliknya (terlalu   menyanjung).

d.     Tata bahasa tidak teratur.

e.      Ejaan tidak sesuai dengan pedoman yang berlaku.

f.       Ketikan tidak rapi.

5.      Azas-azas penulisan surat adalah:

a.     Singkat (shortness)

b.     Sederhana (simplicity)

c.      Ketegasan (strength)

d.     Ketulusan atau tidak palsu (sincerity)

6.                 Membuat kalimat alinea pembuka dari kata-kata berikut:

a.     Sesuai pembicaraan kita beberapa waktu yang lalu……….

b.     Melanjutkan pembicaraan kita tadi pagi per telepon, maka …..

c.      Kami beritahukan bahwa  …………..

d.     Dengan sangat menyesal kami beritahukan bahwa  ……

e.      Menyambung pembicaraan kita pada hari Senin yang lalu, maka…

G.    Lembar Kerja 10

Mengidentifikasi dan Menulis Surat

Misalnya dalam perusahaan garment di mana Anda bekerja sedang terjadi kemacetan dalam penjualan produk dalam waktu dua bulan terakhir. Identifikasilah persoalan-persoalan yang mungkin terjadi, kemudian laporkanlah kejadian itu secara tertulis melalui surat kepada manajer pemasaran perusahaan Anda. Nama dan keterangan lain-lain yang Anda butuhkan dapat dibuat secara fiktif.

1.       Alat

§  Alat tulis

§  Mesin ketik atau komputer

2.      Bahan

§ Kertas HVS

§ Karbon

§ Sampul surat

§ Map

3.      Langkah kerja

Pahami permasalahan yang sedang terjadi, kemudian identifikasilah sebab-sebab terjadinya permasalahan itu. Setelah itu:

1.       Rumuskan tujuan pembuatan surat

2.      Identifikasi inti permasalahan yang akan diungkapkan

3.      Jabarkan masalah secara sistimatis

4.     Buat kalimat-kalimat dengan bahasa surat yang benar

5.      Tulis konsep surat; jangan lupa menuliskan siapa tujuan surat itu dan tempat serta tanggal surat.

Setelah konsep surat tersebut selesai ketiklah surat tersebut dengan rapi melalui prosedur berikut.

1.             Duduklah dengan benar di depan mesin ketik atau komputer;

2.            Nyalakan komputer atau siapkan mesin ketik;

3.            Ketiklah konsep surat tersebut; buat rangkap dua;

4.           Perhatikan penggunaan bahasa dan tanda baca;

5.            Bacalah hasil ketikan itu dan lakukan revisi jika diperlukan;

6.           Jangan lupa menandatangani dan menuliskan nama terang dan jabatan anda pada surat itu;

7.            Siapkan sampul suratnya;

8.            Lipat surat tersebut dan masukkan amplop;

9.           Tempatkan pekerjaan anda dalam map yang telah diberi nama.

10.        Serahkan kepad guru/instruktur.

PEMBUATAN SURAT PROMOSI PENJUALAN

A.    Tujuan Kegiatan Perkuliahan 11

Setelah menyelesaikan pembelajaran tentang pembuatan surat promosi penjualan ini Siswa diharapkan dapat:

    Memahami cara membuat surat-surat promosi penjualan

    Mampu membuat surat-surat promosi penjualan

B.     Uraian Materi 11

1.  Pengertian Promosi Penjualan

Promosi penjualan adalah cara orang atau badan usaha untuk menarik perhatian khalayak ramai terhadap sesuatu dengan sengaja.  Melalui suatu penyajian yang menarik diharapkan perhatian orang akan dapat dipengaruhi atau sekurang-kurangnya orang menjadi mengetahui produk yang dimaksud.  Oleh karena itu promosi penjualan memegang peranan penting dalam dunia usaha umumnya dan dunia niaga khususnya.

2. Reklame

a. Pengertian Reklame

Dalam kamus Bahasa Indonesia, reklame adalah pemberitahuan kepada umum tentang barang dagangan (dengan kata-kata yang menarik, gambar, dan sebagainya). Reklame juga diartikan sebagai usaha untuk menyebarkan keterangan tentang buah pikiran, jasa, atau hasil produksi untuk memaksa orang agar berbuat sesuai dengan yang dikehendaki oleh pemasang reklame.

Dari definisi di atas dapat dikemukakan bahwa tujuan pembuatan reklame di antaranya adalah:

¡  Untuk memberi informasi tentang sesuatu produk yang dihasilkan,

¡  Untuk menarik perhatian terhadap sesuatu yang direklamekan.

Pemasangan reklame dapat melalui:

¡  surat kabar

¡  radio

¡  televisi

¡  majalah

¡  plakat

¡  papan di tepi jalan, dan lain-lain

Reklame meliputi:

a.     Iklan (dibahas dalam pokok bahasan tersendiri)

b.     Papan nama

c.      Spanduk dan poster

d.     Slide dan thriller

e.      Pameran

f.       Cara-cara lain