RSS Feed (xml)
BAB I
KEGIATAN PEMBELAJARAN
Pertemuan 1: Surat Dinas
A. Tujuan Kegiatan Pembelajaran 1
Setelah menyelesaikan pembelajaran tentang
surat dinas ini siswa diharapkan dapat :
1.
Membedakan jenis-jenis surat dinas.
2.
Mengenali bagian-bagian surat dinas.
3.
Menulis surat dinas secara benar.
B. Uraian Materi 1
a. Pengertian dan Fungsi Surat Dinas
Surat merupakan bentuk tulisan untuk menjelaskan pikiran
dan perasaan seseorang. Surat merupakan bentuk percakapan tertulis. Karena itu
melalui surat orang bisa saling berdialog dan berkomunikasi. Melalui surat, isi
atau percakapan atau pesan yang dimaksud dapat sampai kepada alamat yang dituju
sesuai dengan sumber aslinya. Hal ini berbeda dengan komunikasi yang terjadi
secara lisan. Penyampaian pesan sebagaimana yang dimaksud ini sangat penting
dalam urusan bisnis.
Adapun yang dimaksud dengan surat resmi ialah surat yang
berisi masalah kedinasan atau bisnis tertentu. Karena itu pembuatan surat-surat
resmi merupakan bagian dari pekerjaan administratif yang penting. Contoh surat
resmi ialah surat undangan, surat edaran, surat keputusan, surat tugas, nota
dinas, pengumuman, dan surat panggilan.
Surat, terutama surat-surat resmi, juga bisa menjadi alat
bukti tertulis yang mempunyai kekuatan hukum. Dalam suatu perusahaan,
surat-surat yang diarsipkan juga dapat menjadi alat bukti historis dan alat
pengingat aktivitas yang dilakukan oleh perusahaan tersebut. Lebih lanjut,
surat juga mencerminkan corak, keadaan mentalitas, dan nilai pejabat
jawatan/kantor yang bersangkutan. Dengan kata lain dapat dikemukakan bahwa
surat merupakan duta organisasi atau duta perusahaan. Karena itu surat harus
ditulis dan disusun dengan selalu berhati-hati dan cermat.
Akhirnya, surat resmi yang berisi ketentuan-ketentuan
tentang cara-cara melaksanakan peraturan-peraturan misalnya surat keputusan
atau instruksi, dapat dipakai sebagai pedoman kerja oleh lembaga/pejabat yang
bersangkutan.
Ditinjau dari sifat keamanan isi surat, surat resmi
dibedakan menjadi empat jenis yaitu surat sangat rahasia, surat rahasia, surat
terbatas, dan surat biasa.
Surat sangat rahasia ialah surat yang berisi
dokumen/naskah yang sangat penting yang berhubungan dengan rahasia kemanan
negara. Surat dengan kode SR atau SRHS ini tidak boleh diterima oleh orang yang
tidak berhak menerimanya. Demi keamanannya surat ini dikirim dengan sampul
rangkap tiga. Sampul pertama dan kedua dialamai secara lengkap dengan kode SR
atau SRHS, sedangkan sampul ketiga (luar) dialamati seperti surat biasa. Contoh
surat dengan kode ini ialah dokumen di kalangan kemiliteran, dokumen dari
negara tetangga.
Surat rahasia ialah surat yang berisi dokumen penting
yang hanya boleh diketahui oleh pejabat yang berhak menerimanya. Surat dengan
kode R atau RHS ini isinya tidak boleh diketahui oleh pihak lain sebab hal itu akan
dapat merugikan instansi, organisasi, perusahaan atau pejabat yang berangkutan.
Surat ini dikirim dengan sampul rangkap dua. Sampul pertama (dalam) dilengkapi
dengan kode R atau RHS, sedangkan sampul kedua (luar) ditulis biasa. Contoh
surat ini ialah surat rekomendasi dan laporan konduite dari seorang pejabat
(DP3).
Surat terbatas ialah surat yang isinya hanya boleh
diketahui oleh pejabat tertentu. Surat seperti ini harus dipertimbangkan
semasak-masaknya sebelum diberitahukan kepada pihak-pihak yang bersangkutan.
Contoh hasil rapat pimpinan terbatas, usul pengangkatan pegawai baru, dan
laporan perjalanan dinas.
Surat biasa ialah surat yang berisi masalah biasa. Surat
ini bisa diketahui oleh pihak lain. Contoh surat biasa ialah surat undangan,
surat edaran, surat tugas, dan surat pemberitahuan.
Selain itu, ditinjau dari derajat penyelesaiannya, surat
dibedakan menjadi surat sangat segera (kilat), surat segera, dan surat biasa.
Surat sangat segera merupakan surat yang harus diprioritaskan pertama penyelesaiannya.
b.
Syarat-Syarat Surat yang Baik
Surat resmi atau surat dinas merupakan surat yang dibuat
secara resmi oleh seseorang, perusahaan, atau lembaga untuk kepentingan dinas.
Tiga hal penting yang perlu diperhatikan agar surat tersebut menjadi surat yang
baik adalah sebagai berikut :
1.
Surat harus disusun dengan teknis penyusunan surat yang
benar, yaitu:
a.
penyusunan letak bagian-bagian surat
b.
pengetikan yang benar, jelas, bersih, dan rapi
c.
pemakaian kertas yang sesuai :
ukuran : kuarto 21 x 29 cm.
jenis : HVS untuk lembar asli
(sebaiknya kertas onion) dan kertas tembus (doorslag) untuk tembusan.
warna: putih HVS untuk lembar asli, kuning untuk kertas tembus perbal, biru
muda untuk kertas tembus untuk tembusan intern, dan merah muda HVS untuk surat
rahasia.
2.
Isi surat harus dinyatakan secara ringkas, jelas, dan
eksplisit. Dengan cara ini penerima surat akan memahami isi surat dengan tepat
dan tidak ragu-ragu, dan pengirim surat mendapatkan jawaban secara tepat
seperti yang dikehendaki.
3.
Bahasa yang digunakan hendaklah bahasa yang benar dan
baku sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia. Bahasa surat resmi haruslah logis,
wajar, hemat, cermat, sopan, dan menarik.
Selain ketiga hal di atas, syarat lain yang harus
dipenuhi dalam menyusun surat yang baik ialah :
a.
memahami kedudukan masalah yang dikemukakan;
b.
memahami peraturan-peraturan yang terkait dengan masalah
itu;
c.
mengetahui posisi dan bidang tugasnya;
d.
hal-hal yang terkait dengan ketatausahaan.
c.
Bentuk-Bentuk Surat
Bentuk surat resmi yang biasa digunakan ialah :
1)
bentuk lurus penuh (full
block)
2)
bentuk lurus (block)
3)
bentuk setengah lurus (semi block)
4)
Indonesia lama, dan
5)
Indonesia baru.
Surat dinas yang berbentuk lurus penuh disusun dengan
aturan sebagai berikut :
1.
Semua bagian surat diketik mulai dari margin kiri yang
sama;
2.
Batas-batas bagian surat diketik dengan menambahkan jarak
spasi;
3.
Setiap paragraf baru dimulai pada margin yang sama dan
antara paragraf yang satu dengan yang lain berjarak satu spasi juga.
|
|
|
|
Bentuk resmi Indonesia baru merupakan variasi bentuk
setengah lurus atau bentuk resmi Indonesia. Perbedaannya dengan bentuk setengah
lurus terletak pada penulisan salam penutup. Pada bentuk setengah lurus
penulisan salam penutup : nama jabatan, tanda tangan, nama terang dan NIP.
Sedangkan pada bentuk resmi Indonesia baru: salam, tanda tangan, nama terang
dan nama jabatan.
Bedanya dengan bentuk resmi Indonesia lama terletak pada
penulisan (1) nama tempat dan tanggal; (2) alamat; (3) dan salam penutup.
Pada bentuk resmi Indonesia baru :
1.
Tanggal surat didahului oleh nama tempat;
2.
Alamat surat dituliskan di sebelah kanan, di bawah nama
tempat dan tanggal;
3.
Jabatan pengirim dituliskan di atas tanda tangan, dan
nama terang diapit tanda kurung.
Pada bentuk resmi Indonesia baru :
1.
Nama tempat tidak dituliskan karena sudah tertera pada
kepala surat;
2.
Alamat dituliskan di sebelah kiri agar dapat ditulis
lengkap;
3.
Jabatan pengirim (*) dituliskan di bawah tanda tangan dan
nama terang tidak diapit oleh tanda kurung.
|
Keterangan :
- Kepala surat 8. Isi surat
- Tanggal surat 9. Salam penutup
- Nomor surat 10. Tanda tangan
- Lampiran 11. Nama terang
- Hal 12. NIP
- Alamat 13. Tembusan
- Salam pembuka 14. Jabatan
d.
Bagian-Bagian Surat
Bentuk surat ialah susunan letak bagian-bagian surat.
Bagian-bagian surat tersebut meliputi hal-hal berikut.
1)
Kepala surat
Kepala surat biasanya diketik di sebelah kiri atas atau
di tengah-tengah. Kepala surat menyebutkan : (1) nama
kantor/jawatan/perusahaan/organisasi; (2) alamat; (3) nomor telepon; (4) nomor
kotak pos, faksimile, alamat kawat, atau email (jika ada).
Dalam surat dagang disebutkan pula : (1) alamat kantor
cabang; (2) nama bankir; (3) nama usahanya, misalnya ekspor-impor; dan (4)
gambar-gambar yang bersifat reklame.
Kepala surat menunjukkan resminya sebuah surat. Karena
itu jangan menggunakan blangko surat dinas untuk kepentingan pribadi.
Surat dinas yang terdiri atas lebih dari satu lembar,
hanya halaman pertamanya yang memakai kertas berkepala, sedangkan lembar yang
lain memakai kertas tidak berkepala. Dalam hal demikian, pemotongan surat
hendaknya dilakukan dengan sebaik-baiknya, sehingga tidak terjadi bahwa halaman
berikutnya memuat penutup saja.
2)
Nama tempat dan tanggal
Nama tempat menunjukkan tempat di mana surat tersebut
ditulis. Nama tempat ini tidak ditulis jika blangko surat yang digunakan adalah
blangko surat resmi yang memuat kepala surat.
Tanggal surat diketik di sebelah kiri atas (bentuk lurus
penuh) atau kanan atas (bentuk setengah lurus dan Indonesia), atau di sebelah
kanan bawah.
Tanggal surat menunjukkan tanggal surat itu dikirim,
bukan tanggal penulisan surat. Tanggal ini dibubuhkan segera setelah surat itu
ditandatangani oleh pejabat atau pihak yang berwenang. Tanggal ini berfungsi
untuk mengetahui batas waktu dan cepat-lambatnya penyelesaian hal yang
dipersoalkan dalam surat itu. Tanggal sebaiknya ditulis dengan tidak disingkat
tetapi dengan huruf secara lengkap dan tidak diakhiri dengan tanda titik.
Misalnya :
29 April 1974
20 Oktober 1999
16 September 2001
5 Maret 2008
bukan:
29-4-1974
20 Okt. 1999
16 September
’01
5 Maret
2008.
3)
Nomor
Surat resmi selalu diberi (1) nomor urut surat yang
dikirimkan (surat keluar); (2) kode; dan (3) tahun. Misalnya No. :
200/Diklat-1/2004.
Nomor surat diketik segaris dengan tanggal, bulan, dan
tahun. Guna nomor surat adalah untuk : (1) memudahkan mengatur penyimpanan; (2)
memudahkan mencari kembali; (3) mengetahui berapa banyaknya surat yang keluar;
(4) mempercepat penyelesaian surat-menyurat; dan (5) memudahkan petugas
kearsipan.
Nomor dan tanggal surat menunjukkan kapan surat itu
dikirimkan, bukan kapan surat itu diketik.
4)
Lampiran
Lampiran menunjukkan sesuatu yang disertakan bersama
dengan surat itu, misalnya surat keputusan, surat keterangan kesehatan dari
dokter.
Penulisan kata “Nomor” dan “Lampiran” boleh disingkat, tetapi harus dilakukan
dengan taat asas. Jika “Nomor” disingkat “No.” maka “Lampiran” juga harus
disingkat “Lamp.” Jika hendak ditulis lengkap, maka keduanya harus ditulis
lengkap. Penulisan jumlah lampiran hendaknya ditulis dengan kata-kata saja.
Misalnya: Lamp.: empat lembar, bukan 4 (empat) lembar.
5)
Hal/perihal
Hal/perihal menunjukkan isi atau inti surat secara
singkat. Karena itu dengan membacanya dapat diketahui masalah apa yang
dituliskan dalam surat itu. Misalnya: jadwal diklat. Jika tidak ada yang
dilampirkan, kata “Lampiran” tidak perlu dituliskan.
Selain nomor, lampiran, dan hal, kadang-kadang
dicantumkan pula sifat surat yang dikirimkan itu. Dalam hal demikian, sifat
surat biasanya dicantumkan di bawah nomor atau di bawah hal. Contoh :
1. Nomor :
74/RPB-1/X/2004
Sifat : PENTING
Lampiran :
satu berkas
Perihal : undangan rapat penerimaan calon
pegawai
2. No. :
2732/EKS.A1/2003
Hal. : pengiriman sampel barang
Sifat : BIASA
Lamp. :
satu berkas
Perhatikan bahwa penulisan nomor, perihal, dan lampiran,
serta sifat tidak diakhiri dengan tanda baca apapun.
6)
Alamat surat
Ada dua macam alamat surat yaitu alamat dalam (pada helai
surat) dan alamat luar (pada sampul surat). Alamat ini ditulis dengan tanpa
diakhiri tanda baca apapun.
Alamat dalam berturut-turut menyebutkan: (1) nama
orang/jabatan; (2) nama jalan dan nomor rumah/gedung; (3) nama kota.
Nama orang ditulis lengkap dan cermat sesuai dengan
kebiasaan yang dituliskan oleh yang bersangkutan, tidak disingkat atau diubah
ejaannya. Nama orang/jabatan ditulis dengan huruf kapital pada awal setiap unsur
nama itu. Di depan nama orang/jabatan itu dituliskan ungkapan Yth. (Yang
terhormat).
Kata sapaan “Bapak”, “Ibu”, atau yang lain dapat ditulis
di depan nama orang. Kata ini tidak perlu ditulis jika diikuti nama jabatan.
Surat hendaknya dialamatkan kepada pejabatnya, bukan
instansinya. Jika pejabat itu tidak diketahui dengan pasti namanya, misalnya
direktur atau rektor, dapat dipakai istilah “Kepala” atau “ Pemimpin”, bukan
“pimpinan.
Nama Jalan hendaklah ditulis lengkap, jangan disingkat.
Misalnya: Jalan Jenderal Basuki Rahmat. Sedangkan nama kota tidak didahului
dengan kata depan “di”.
Contoh :
Yth.
Bpk. Yanto Intan Rosyidi, S.E.
Direktur
P.T. Pillar Sejahtera
Jalan
Kencana 25
Surabaya
Alamat luar disusun berturut-turut sebagai berikut. (1)
nama orang/jabatan; (2) nama instansi; (3) nama jalan/gang/nomor rumah
bangunan, dan nama kota serta kode pos.
Alamat pengirim lazimnya ditulis di halaman depan kiri
atas. Tidak lazim ditulis di depan kiri bawah atau belakang sampul.
Sebelum dimasukkan amplop, surat yang telah siap dikirim
hendaklah dilipat dengan model lipatan ganda sejajar dengan kepala dan alamat
surat tampak di atas.
7)
Salam pembuka
Salam pembuka merupakan tanda hormat pengirim surat
sebelum ia “berbicara” secara tertulis. Dalam surat resmi salam pembuka yang
biasa digunakan ialah “Dengan hormat,”. Penulisannya diakhiri dengan tanda koma
dan ditulis dengan tidak disingkat.
8)
Isi surat (tubuh)
Isi surat pada umumnya terdiri atas tiga hal yaitu
pembukaan, isi yang sesungguhnya dan penutup. Pembukaan berguna untuk mengantar
dan menarik perhatian pembaca terhadap pokok surat. Misalnya : “Membalas surat
Saudara tanggal …”, “Dengan ini kami beritahukan ….”
Isi surat yang sesungguhnya berisi sesuatu yang
diberitahukan atau yang disampaikan kepada penerima surat. Misalnya : “Dengan
ini kami beritahukan kepada Saudara ….” (kata “Saudara” jangan disingkat
“Sdr.”)
Penutup surat merupakan simpulan yang berfungsi sebagai
kunci isi surat. Pada umumnya, penutup berisi ucapan terimakasih terhadap semua
hal yang dikemukakan dalam isi surat atau harapan penulis surat. Misalnya :
“Atas perhatian Bapak, kami ucapkan terimakasih.” ”Demikian harap Saudara
maklum.” “Mudah-mudahan keterangan-keterangan yang kami sampaikan di atas
berguna bagi Saudara.”
9)
Salam penutup
Salam penutup terdiri atas: (1) nama jabatan; (2) tanda
tangan; (3) nama terang; (4) nomor kepegawaian.
Salam penutup diketik berjarak dua baris dari kalimat
penutup. Dalam surat resmi yang tidak formal (bukan antar instansi pemerintah)
dapat dipakai salam penutup misalnya : “Salam kami,” “Hormat kami,” atau
“Wassalam,”
Contoh:
Hormat
kami,
Drs.
Candra Sakti, M.M.
Direktur
Pemasaran
10)
Tembusan
Tembusan (c.c.= carbon copy) dibuat jika isi surat yang
dikirimkan kepada pihak yang dituju (asli) perlu diketahui oleh pihak-pihak
lain yang berhubungan dengan surat itu.
Tembusan ditulis di sebelah kiri bawah, lurus ke atas
dengan nomor, hal, dan lampiran, sebaris dengan NIP atau nomor yang lain.
Tembusan ditulis urut sesuai dengan tingkat jabatan instansi yang bersangkutan.
Pada tembusan tidak perlu ditulis ungkapan Yth., atau
kata sapaan seperti Sdr., Bapak, atau Ibu. Pada tembusan yang terakhir juga
tidak perlu ditulis kata “Arsip” atau “Pertinggal” sebab setiap kita mengetik
sebuah surat untuk dikirimkan pasti dengan sendirinya ditinggalkan selembar
sebagai arsip.
C. Rangkuman 1
1.
Surat dinas merupakan surat yang dibuat oleh suatu
instansi, organisasi atau perusahaan untuk kepentingan dinas.
2.
Surat dinas berfungsi sebagai alat komunikasi, alat bukti
tertulis, alat bukti historis, alat pengingat, duta organisasi, dan pedoman
kerja.
3.
Surat dinas yang baik ditulis dengan memperhatikan
beberapa hal yang terkait dengan persoalan teknis dan cara penuturan
kalimat-kalimat dalam surat tersebut.
4.
Ada beberapa bentuk surat yaitu bentuk surat lurus penuh,
bentuk surat lurus, bentuk surat setengah lurus, bentuk surat resmi Indonesia
lama, dan bentuk surat resmi Indonesia baru.
5.
Unsur-unsur surat resmi : (1) kepala surat; (2) tanggal
surat; (3) nomor surat; (4) lampiran; (5) hal; (6) alamat; (7) salam pembuka;
(8) isi surat; (9) salam penutup; (10) tanda tangan; (11) nama terang; (12)
NIP; (13) tembusan; (14) jabatan.
D. Tugas 1
Jawablah pertanyaan-pertanyaan berikut dengan singkat dan
tepat!
1.
Apakah yang dimaksud dengan surat dinas (resmi)? Apakah
bedanya dengan surat pribadi dan surat dagang?
2.
Bagaimanakah karakteristik surat dinas (resmi)?
3.
Apakah fungsi surat? Jelaskan secara singkat!
4.
Terangkan bentuk-bentuk surat yang biasa digunakan dalam
surat-surat resmi!
5.
Pergilah ke kantor TU Anda atau ke instansi terdekat. Pinjamlah
sebuah surat yang dikeluarkan oleh lembaga tersebut dan photo copylah. Bentuk
penulisan apakah yang digunakan oleh instansi tersebut?
6.
Soal ini masih terkait dengan soal nomor 5. Selanjutnya
carilah contoh-contoh surat masuk yang bentuknya bervariasi. Photo
copylah. Identifikasilah bentuknya!
7.
Lakukan identifikasi bagian-bagian surat untuk
surat-surat yang telah Anda kumpulkan di nomor 5 dan 6.
E. Tes Formatif 1
1.
Mengapa surat dapat dikatakan berfungsi sebagai duta
organisasi?
2.
Perhatikan surat berikut. Kemudian identifikasilah
kesalahan-kesalahan dalam penulisan surat tersebut dan lakukan revisi untuk
surat tersebut.
U.D.
Hidup Sejahtera
Jln. Kembang Kenongo 1/23 Malang Telepon:
0341-497357
Dampit,
23 Peb. ’01.__
Kepada:
Nomor : 030/II/bs/’01.__ Yth. Bpk.
Pimpinan P.T. Gapermigas
Lamp. : -- Cabang
Malang
Hak : Permohonan Tambahan di-
Jatah Minyak Tanah.__ Malang.__
Dengan
hormat,
Dalam rangka kontrak baru
minyak tanah antara Pertamina dengan P.T. gapermigas dalam bulan April
yang akan datang, bersama ini kami mohon dapatnya diberi tambahan jatah
minyak tanah sebesar 200 ton per bulan.
Permohonan tambahan jatah
tersebut akan kami salurkan kedaerah-daerah Malang Selatan di antaranya
daerah Dampit dan sekitarnya.
Perlu kami beritahukan
disini bahwa pada saat ini jatah yang kami punyai adalah sebesar 275 ton
per bulan dan kami memiliki tiga armada angkutan. Demi memenuhi kebutuhan
akan minyak tanah di daerah kami, yaitu daerah Dampit dan sekitarnya,
besar harapan kami akan terkabulnya permohonan ini.
Demikian atas perhatian dan
kebijaksanaan Bapak pimpinan kami ucapkan diperbanyak terimakasih.__
Hormat
kami,
ttd
Sudirman
Tindasan:
Disampaikan kepada Yth.:
-
Bpk. Kepala Penjualan
Pertamina
Unit Pemasaran V di -Surabaya
-
Bpk. Wira Penjualan
Pertamina
Rayon III di -Malang
-
Bpk. Kuasa Direksi P.T.
Gapermigas
Jawa Timur di -Surabaya
-
Arsip.__
|
U.D.
Hidup Sejahtera
Jln. Kembang Kenongo 1/23 Malang Telepon:
0341-497357
Dampit,
23 Peb. ’01.__
Kepada:
Nomor : 030/II/bs/’01.__ Yth. Bpk.
Pimpinan P.T. Gapermigas
Lamp. : -- Cabang
Malang
Hak : Permohonan Tambahan di-
Jatah Minyak Tanah.__ Malang.__
Dengan
hormat,
Dalam rangka kontrak baru
minyak tanah antara Pertamina dengan P.T. gapermigas dalam bulan April
yang akan datang, bersama ini kami mohon dapatnya diberi tambahan jatah
minyak tanah sebesar 200 ton per bulan.
Permohonan tambahan jatah
tersebut akan kami salurkan kedaerah-daerah Malang Selatan di antaranya
daerah Dampit dan sekitarnya.
Perlu kami beritahukan
disini bahwa pada saat ini jatah yang kami punyai adalah sebesar 275 ton
per bulan dan kami memiliki tiga armada angkutan. Demi memenuhi kebutuhan
akan minyak tanah di daerah kami, yaitu daerah Dampit dan sekitarnya,
besar harapan kami akan terkabulnya permohonan ini.
Demikian atas perhatian dan
kebijaksanaan Bapak pimpinan kami ucapkan diperbanyak terimakasih.__
Hormat
kami,
ttd
Sudirman
Tindasan:
Disampaikan kepada Yth.:
-
Bpk. Kepala Penjualan
Pertamina
Unit Pemasaran V di -Surabaya
-
Bpk. Wira Penjualan
Pertamina
Rayon III di -Malang
-
Bpk. Kuasa Direksi P.T.
Gapermigas
Jawa Timur di -Surabaya
-
Arsip.__
|
F. Kunci Jawaban tes Formatif 1
Surat berfungsi sebagai duta organisasi karena melalui
surat selain terungkap cara berkomunikasi seseorang yang dalam hal ini mewakili
organisasi atau instansi tempat orang tersebut bekerja, juga terungkap unsur
rasa dan etika berkomunikasi sehingga melalui surat mungkin timbul kesan yang
menyenangkan atau tidak menyenangkan.
Dalam
surat di atas terdapat kesalahan ejaan dan cara penulisan:
P.T. seharusnya PT
U.D. seharusnya UD
Di- Malang.__ seharusnya Malang
Disini seharusnya di sini
Di –Surabaya seharusnya di Surabaya
Di –Malang seharusnya di Malang
Nomor : 030/II/bs/’01.__seharusnya Nomor : 030/II/bs/2001
Lamp. seharusnya (tidak ada)
23 Peb. ’01 seharusnya 23 Pebruari 2001
jatah minyak tanah seharusnya jatah minyak tanah
Kepada seharusnya (tidak ada)
Yth. Bpk. Pimpinan seharusnya Yth. Pimpinan
Disampaikan kepada Yth. : seharusnya (tidak
ada)
Bpk. Kepala… seharusnya Kepala …
Arsip seharusnya (tidak ada)
Diperbanyak terimakasih.__ seharusnya banyak terimakasih.
Revisi untuk surat di atas juga dilakukan pada penataan
paragraf dan letak bagian surat sehingga surat tersebut menjadi sebagai
berikut.
|
G. Lembar Kerja 1
1)
Misalnya Anda adalah seorang sekretaris di perusahaan
konstruksi bangunan P.T. Buana Surya Sakti yang beralamat di Jalan Babatan
Pilang H-1 no. 16 Surabaya. Direktur perusahaan tersebut adalah Soeryanto
Sejatining Putra. Buatlah surat resmi untuk urusan berikut dalam bentuk full block, block dan semi block. Nomor surat dan keterangan
lain yang diperlukan dapat Anda buat secara fiktif.
Terkait dengan surat permintaan pengiriman bahan-bahan
bangunan yang dikirimkan kepada C.V. Taman Permata dengan alamat Jln. Budi
Sejati 123 Jombang 61482 tertanggal 7 April 2011, yang ternyata tidak
mendapatkan tanggapan seperti yang diharapkan karena bahan-bahan bangunan yang
dikirimkan pada tanggal 18 April 2011 seperti keramik dan lampu-lampu hias
untuk taman secara kualitas ternyata tidak sesuai pesanan yang telah diajukan.
2)
Setelah menyelesaikan pekerjaan pertama tersebut,
sekarang bertindaklah Anda sebagai sekretaris dari CV Taman Permata yang memberikan
jawaban atas surat yang diterima tersebut.
1.
Alat
Alat-alat yang diperlukan dalam melaksanakan kegiatan
dalam lembar kerja ini adalah sebagai berikut :
1)
Alat tulis
2)
Komputer atau mesin ketik
3)
printer dan tinta
2.
Bahan
Bahan-bahan yang diperlukan dalam melaksanakan kegiatan
ini adalah sebagai berikut.
1)
kertas HVS
2)
karbon
3)
sampul surat
4)
map
3.
Langkah Kerja
1)
hidupkan komputer atau siapkan mesin ketik
2)
duduklah dengan posisi yang benar di kursi yang
disediakan
3)
ketiklah materi yang diminta setelah Anda memahami
persoalan yang dimaksud
4)
cetaklah hasil ketikan Anda setelah Anda membaca ulang
ketikan tersebut
5)
Mintakan tanda tangan dari yang berwenang
6)
jangan lupa buat sampul suratnya
7)
lipat surat yang telah Anda ketik dan masukkan ke dalam
sampulnya
8)
letakkan pekerjaan Anda dalam satu map yang telah Anda
beri nama
9)
serahkan kepada guru/instruktur Anda
10)
jangan lupa matikan komputer dan putuskan hubungan
listriknya jika tidak dipergunakan lagi.
BAB II
SURAT UNDANGAN
Kegiatan Perkuliahan 2 : Surat Undangan Dinas
A. Tujuan Kegiatan Perkuliahan 2
Setelah menyelesaikan kegiatan perkuliahan surat undangan
dinas ini Mahasiswa diharapkan dapat:
1. Memahami cara menulis/menyusun surat undangan dinas.
2. Mengerjakan (menulis/menyusun) surat undangan dinas.
B. Uraian Materi 2
Salah
satu alat yang digunakan mengumpulkan para peserta untuk mengikuti kegiatan
organisasi adalah surat undangan. Undangan adalah kata turunan, berasal dari
kata dasar “undang” dan akhiran “-an.” “Undang” berarti panggil. Mengundang
berarti memanggil atau mempersilahkan datang. Fungsi akhiran “-an”, pembentuk
kata benda. Oleh karena itu, undangan berarti orang yang
dipanggil/dipersilahkan hadir.
Surat
undangan adalah surat yang berfungsi memanggil dan mengharapkan seseorang
(penerima surat) untuk hadir pada waktu, hari, tanggal dan tempat yang sudah
ditetapkan.
Surat
undangan tak ubahnya penghormatan untuk datang yang diberikan oleh penulis
surat kepada si penerima surat. Untuk dapat bertindak sebagai tanda
penghormatan maka surat undangan hendaknya disusun di kertas menarik dan
berkualitas baik, jelas isi yang terkandung di dalamnya, menggunakan sampul
yang sesuai, dan disampaikan dengan tenggang waktu cukup untuk sehingga si
penerima surat dapat mempersiapkan diri untuk memenuhi undangan tersebut.
Tenggang
waktu yang cukup, amat penting untuk diperkirakan oleh pengirim surat undangan,
sehingga terundang dapat mempersiapkan diri dengan baik dan juga untuk menulis
surat jawaban undangan bila terpaksa tidak dapat menghadiri undangan tersebut.
Undangan
dinas yang bermaksud membahas sesuatu masalah yang memerlukan daya pikir dan
diharapkan membuahkan keputusan-keputusan tertentu, sebaiknya disertai
berkas-berkas atau bahan-bahan yang menjadi bahan rapat atau pertemuan.
Sebaiknya bahan itu disampaikan jauh sebelumnya agar si penerima undangan dapat
mempelajari terlebih dahulu materi tersebut.
a.
Bagian-Bagian Surat Undangan Dinas
Surat
undangan terdiri atas kepala surat, isi surat, dan kaki surat.
1)
Kepala surat, memuat :
|
· Nama organisasi
· Alamat/kedudukan organisasi
|
· Nomor telepon
· Logo organisasi
· Dan identitas lainnya
|
2)
Isi/badan surat, memuat :
|
· Tanggal surat
· Nomor, Lampiran, Hal
· Alamat yang dituju
· Alasan
|
· Hari, tanggal
· Waktu
· Tempat
· Acara
|
3)
Kaki surat, memuat :
|
· Nama organisasi
· Nama jabatan
· Tanda tangan
|
· Nama jelas
· Nomor induk pegawai
· Tembusan
|
b.
Contoh Surat Undangan Dinas
LEMBAGA PENGKAJIAN SURAT DINAS
Jalan Ir. H Juanda No. 256
JAKARTA
Nomor :
121/C15.P/XII/2010 4
Desember 2010
Lamp. :
Satu
Hal :
Undangan Pengkajian
0 komentar:
Posting Komentar