Surat Dinas 2

SURAT INSTRUKSI

Kegiatan Pembelajaran: Surat Instruksi

A. Tujuan Kegiatan Pembelajaran

Setelah menyelesaikan kegiatan pembelajaran surat instruksi ini Siswa diharapkan dapat:

1.    Memahami cara menulis atau menyusun surat instruksi.

2.    Menulis atau menyusun surat instruksi.

B.  Uraian Materi

Dalam kamus bahasa Inggris terdapat perkataan “instruct” yang berarti memerintah. Dari perkataan instruct terbentuk kata benda instruction yang berarti perintah. Apabila membuka kamus bahasa Indonesia akan dijumpai perkataan instruksi yang berarti perintah atau aturan untuk melakukan suatu pekerjaan dalam jawatan negeri dan sebagainya. Menginstruksikan berarti memerintahkan atau mengajarkan. Dengan perkataan lain, perkataan instruksi mengandung arti perintah dan juga pelajaran atau petunjuk pelaksanaan. Jadi surat instruksi atau instruksi adalah suatu surat yang berisi perintah dengan petunjuk-petunjuk untuk melaksanakan sesuatu.

Instruksi memuat petunjuk secara rinci tentang apa yang harus dilaksanakan dalam merealisasikan suatu aturan dan bagaimana melaksanakan serta menerapkan sanksi kalau instruksi itu tidak dilakukan. Sumber instruksi adalah peraturan atau kebijakan pimpinan.

1. Bagian-Bagian Surat Instruksi

Surat instruksi berisi kebijakan atau petunjuk pelaksanaan suatu peraturan atau kebijakan, sehingga penulisannya harus dilakukan dengan cermat dan mempertimbangkan, mempertahankan, dan menjaga ciri kewibawaan. Karena itu bahasa instruksi adalah tegas dan singkat serta penuh wibawa. Bila tidak perlu sekali sebaiknya tidak dikeluarkan instruksi, tetapi cukup dengan surat perintah, nota memo, atau surat tugas.

Instruksi dapat dituangkan dalam bentuk surat dan dapat pula ditulis dalam bentuk surat keputusan yang pada dasarnya sama. Uraian pada bagian ini hanya membatasi penulisan surat instruksi yang berpola surat, sedangkan yang berpola surat keputusan akan diuraikan kemudian. Tetapi  apapun bentuk penulisan surat instruksi yang dipilih hendaknya penulisan atau pengetikannya dilakukan dengan tanpa kesalahan.

Seperti surat undangan, pengumuman, edaran, instruksi juga terdiri atas kepala, badan (isi surat), dan kaki surat.

Kelompok kepala surat memuat:

a.     Nama instansi, alamat, tempat kedudukan

b.    Tanggal surat

c.    Nomor instruksi

d.    Lampiran

e.    Hal: Instruksi …..

Kelompok isi surat memuat:

a.     Alinea ke-1.

b.    Alinea  ke-2 .

c.    Alinea ke-3.

d.    Alinea ke-4.

e.    Dan seterusnya.

Kelompok kaki surat memuat:

a.     Nama instansi

b.    Jabatan penandatangan

c.    Nama terang penandatangan

d.    Tembusan.

Untuk menghasilkan instruksi yang tepat perlu memperhatikan langkah-langkah berikut ini.

a.      Kertas yang dipilih harus berkualitas baik.

b.     Menyiapkan konsep surat secara cermat.

c.      Memilih bentuk surat yang lebih tepat.

d.     Mengetik surat tanpa ada kesalahan ketik.

e.      Menandatangani surat.

f.      Memilih sampul yang sesuai.

g.      Mengirim melalui kurir atau kantor pos tercatat.

2.   Contoh Surat Intruksi

LEMBAGA PENDIDIKAN KEAHLIAN SEKRETARIS

Jalan Gajah Mada No. 34

MEDAN

INSTRUKSI

Nomor:  99/LPSS/XII/2010

Sesuai dengan SK Dinas Pendidikan Nasional Sumatra Utara, Nomor: 123/I.01/XI/2010, tanggal 12 Nopember 2010, maka kami menginstruksikan kepada Kabid Litbang LPKS untuk mengambil langkah-langkah yang meliputi:

1      Mempersiapkan kursus sekretaris, kurikulum, buku-buku, dan tenaga pengajar;

2     Menatar guru-guru yang akan diserahi tugas sebagai instruktur;

3     Mengadakan pendekatan dan koordinasi sebaik-baiknya dengan instansi terkait;

4     Melaporkan pelaksanaan instruksi ini selambat-lambatnya dalam minggu kedua bulan Januari 2011.

Instruksi ini harus Saudara laksanakan dengan penuh tanggung jawab.

                                                              

                           Direktur,

Drs. H. M. Sujono, M.M.

NIP. 132456654

C.   Rangkuman

1. Surat instruksi atau instruksi adalah suatu surat yang berisi perintah dengan petunjuk-petunjuk untuk melaksanakan sesuatu.
2. Sumber instruksi adalah peraturan atau kebijakan pimpinan.
3. Penulisan instruksi dapat dilakukan dengan dua pola yaitu pola surat atau pola surat keputusan.
4. Instruksi terdiri atas kepala surat, tubuh surat, dan kaki surat.

D.   Tugas

Jawablah pertanyaan-pertanyaan berikut dengan singkat dan tepat!

1.   Apakah yang dimaksud dengan instruksi?

2.  Bagaimanakah jika sebuah instruksi tidak dilaksanakan dengan baik?

3.  Ambillah sebuah surat instruksi dengan meminjamnya di kantor TU sekolah Anda. Ketiklah kembali surat tersebut, kemudian sebutkan bagian-bagian dari surat instruksi itu!

E.   Tes Formatif

Perhatikan ilustrasi yang digambarkan di bawah ini dengan seksama guna menarik permasalahan sebelum menyusun surat instruksi.

Lembaga Pengembangan Profesi, yang berkedudukan di Jalan Diponegoro Nomor 138, Makassar dan dipimpin Dra. Nurhayati, pada tanggal 7 Desember 2010 menerima surat Keputusan No. 137/101.D8/T.2001, tanggal 25 Nopember 2010 dari kanwil Depdiknas Sulawesi Selatan. Surat keputusan tersebut berisi petunjuk LPF untuk membuka kursus Bahasa Bugis dan untuk penyelenggara itu Depdiknas memberi subsidi selama 3 tahun.

Oleh karena itu Dra. Nurhayati menginstruksikan kepada Kepala Bidang litbang LPF untuk membuka kursus Bahasa Bugis mulai tahun ajaran 2011/2012, tiap rombongan 20 orang, dan mempersiapkan buku-buku dan tenaga pengajar yang diperlukan.  Susunlan surat instruksi yang dimaksud!

F.  Kunci Jawaban Formatif

 

LEMBAGA PENGEMBANGAN PROFESI

Jalan Diponegoro No. 138

MAKASSAR

INSTRUKSI

Nomor:  99/LPSS/XII/2010

Sesuai dengan SK Kanwil  Depdiknas, Makassar Selatan, Nomor: 137/101.D8/T.2003, tanggal 25 Nopember 2010, tentang petunjuk membuka kursus Bahasa Bugis dan penyelenggara mendapat subsidi selama 3 tahun,  maka kami mengintruksikan Kabid Litbang LPF untuk mengambil langkah-langkah yang meliputi:

1.     Mempersiapkan kurus Bahasa Bugis, mulai tahun ajaran 2011/2012.

2.    Tiap rombongan pembelajaran 20 orang.

3.    Mempersiapkan buku-buku dan tenaga pengajar yang diperlukan.

4.  Melaporkan setiap perkembangan yang dicapai.

Instruksi ini harus Saudara laksanakan dengan penuh tanggung jawab.

                                                      Makassar, 7 Desember 2010

Direktur,

                                                                     Dra. Nurhayati

G.  Lembar Kerja

Alat

·         Alat tulis

·         Mesin tik atau komputer

Bahan

·         Kertas HVS ukuran folio/kwarto/A4

·         Karbon

·         Amplop

·         Map

C. Langkah Kerja

Menulis Surat Instruksi

Buatlah ilustrasi situasi yang menunjukkan perlunya dikeluarkan instruksi. Anda adalah sekretaris yang akan mengonsep dan mempersiapkan surat itu. Selanjutnya jawablah pertanyaan-pertanyaan berikut yang jawabannya merupakan bahan persiapan dalam pembuatan surat instruksi tersebut.

1.         Apa kepala surat yang perlu ditulis?

2.        Berapa nomor kode surat yang akan ditulis?

3.        Tanggal berapa surat yang akan ditulis?

4.        Apakah surat yang akan ditulis perlu lampiran?

5.        Kepada siapa surat dikirimkan?

6.        Bagaimana isi alinea pertama yang akan ditulis?

7.        Bagaimana isi alinea inti yang akan ditulis?

8.        Bagaimana alinea penutup yang akan ditulis?

9.        Bagaimana isi kaki surat yang akan ditulis?

10.      Perlukah tembusan surat yang akan ditulis?

11.      Bentuk pengetikan surat apa yang dipilih?

Setelah Anda dapat menjawab pertanyaan-pertanyaan di atas berikutnya mulailah bekerja.

1.                     hidupkan komputer atau siapkan mesin ketik

2.        duduklah dengan posisi yang benar di kursi yang disediakan

3.        ketiklah materi yang diminta setelah Anda memahami persoalan yang dimaksud

4.        cetaklah hasil ketikan Anda setelah Anda membaca ulang ketikan tersebut

5.        Mintakan tanda tangan dari yang berwenang

6.        jangan lupa buat sampul suratnya

7.        lipat surat yang telah Anda ketik dan masukkan ke dalam sampulnya

8.        letakkan pekerjaan Anda dalam satu map yang telah Anda beri nama

9.        serahkan kepada guru/instruktur Anda

10.      jangan lupa matikan komputer dan putuskan hubungan listriknya jika tidak dipergunakan lagi.

SURAT TUGAS

Kegiatan Pembelajaran: Surat Tugas

A.  Tujuan Kegiatan pembelajaran

Setelah  menyelesaikan kegiatan pembelajaran surat tugas ini Siswa diharapkan dapat:

1.     Memahami cara menulis atau menyusun surat tugas.

2.    Menulis atau menyusun surat tugas.

B.  Uraian Materi  

Perkataan “tugas“ sebagai kata dasar memiliki tiga pengertian yakni kewajiban, suruhan/perintah dan fungsi. Apa pengertian surat tugas? Surat tugas adalah surat yang berisi penugasan seseorang pejabat/pegawai guna melaksanakan tugas yang diberikan oleh organisasi atau kantor dan untuk kepentingan kantor.

Surat tugas juga berguna untuk orang atau instansi yang dituju dan untuk memperlancar tugas pegawai/pejabat yang hendak berhubungan dengan lembaga pemerintah, swasta, kepolisian, dan lain-lain instansi. Dalam hal ini surat tugas bermanfaat  sebagai bukti diri. Karena itu tatacara penulisan dan isinya perlu diatur sehingga isi penugasan itu jelas dipahami oleh pihak yang bersangkutan. Cara penulisan surat tugas yang baik dapat menimbulkan penghargaan kepada instansi yang memberi tugas, menghasilkan komunikasi positif, serta mengefisienkan pelaksanaan pengemban tugas pekerjaan.

1.   Bagian-Bagian Surat Tugas

Penulisan surat tugas umumnya mempergunakan kertas berkepala yang telah tersedia bagian-bagian tertentu dalam keadaan tercetak. Bahkan ada sementara kantor yang telah menyediakan draft isian kertas berkepala yang khusus untuk penulisan surat tugas.

Bagian-bagian surat tugas tidak berbeda dengan bagian-bagian surat pada umumnya, yaitu terdiri atas kelompok kepala surat, badan/isi surat, dan kaki surat.  Adapun rincian masing-masing kelompok sebagai berikut:

Kelompok kepala surat terdiri atas:

a.     Nama instansi, alamat dan tempat kedudukan

b.    Kata “Surat Tugas” dan nomor surat tugas

c.    Tanggal

d.    Alamat dalam.

Kelompok isi surat terdiri atas :

a.    Alinea pendahuluan

b.    Alinea Inti

c.    Alinea Penutup.

Kelompok kaki surat terdiri atas:

a.  Tempat dan tanggal pemberian tugas

b.    Nama instansi

c.    Nama jabatan

d.    Nama orang/jelas

e.    Tembusan.

Alinea pendahuluan berisi dasar-dasar kebijakan yang diperlukan untuk menerbitkan surat tugas.

Alinea isi surat memuat keterangan baik pemberi tugas maupun penerima tugas, isi tugas yang harus dilaksanakan bahkan keterangan lain yang dianggap perlu.

Alinea penutup menjelaskan lebih jauh tentang harapan pemberi tugas dari pengemban tugas.

Sebagai pola dasar penulisan, bagian surat tugas yang telah terurai di atas perlu dipegang teguh. Bentuk-bentuk  surat tugas perlu disesuaikan dengan tata tertib pedoman surat menyurat yang telah diterapkan oleh organisasi. Bentuk pengetikan apapun yang dipilih hendaknya dijaga kelangsungannya, artinya bentuk surat tugas yang dikeluarkan setiap kali adalah sama polanya.

Secara singkat tatacara menyusun surat tugas dapat ditempuh dengan langkah-langkah:

1.         Memilih bentuk surat sesuai dengan penetapan pedoman surat menyurat suatu kantor tempat penulisan atau pembuat konsep surat tugas bekerja;

2.        Menulis kepala surat jika kertas yang dipakai tidak mempergunakan kepala surat atau melengkapi isian jika kepala surat yang talah dicetak belum lengkap;

3.        Merancang alinea pendahuluan secara tepat;

4.        Merancang alinea inti yang memuat antara lain keterangan pemberi tugas (nama, jabatan, dan lain-lain) dan nama pengemban tugas (nama, jabatan, keterangan lain yang perlu)

5.        Merancang alinea penutup;

6.        Menulis kaki surat;

7.        Mengetik konsep yang telah diparaf dalam bentuk ketikan rapi;

8.        Penandatangan surat tugas.

2.   Contoh Surat Tugas

PUSAT PENGEMBANGAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

Jalan Tambang Ilmu No. 44

BEKASI

 

SURAT TUGAS

Nomor:  234/PPAP/XII/2010

Kami Direktur Laboratorium Pengembangan Administrasi Perkantoran memberikan tugas kepada:

         Nama              :  Imam Bukhori

         NIP                 :  132345543

         Jabatan          :  Dosen pada Prodi ADP

Untuk mengikuti seminar peningkatan efisiensi peralatan kantor yang akan diselenggarakan:

         Hari                :  Senin

         Tanggal           :  10 Desember 2010

         Temnpat         :  Hotel Purnama, Batu

Kami mengharapkan agar tugas tersebut Saudara laksanakan   dengan penuh tanggung jawab.

                                                    Direktur LPAP

                                             Drs. Slamet Siswadi, MM

 

3.      Rangkuman

a. Surat tugas adalah surat yang berisi penugasan seseorang pejabat/pegawai guna melaksanakan tugas yang diberikan oleh organisasi atau kantor dan untuk kepentingan kantor.

b.      Surat tugas juga berguna untuk orang atau instansi yang dituju dan untuk memperlancar tugas pegawai/pejabat yang hendak berhubungan dengan lembaga pemerintah, swasta, kepolisian, dan lain-lain instansi. Dalam hal ini surat tugas bermanfaat  sebagai bukti diri.

c.   Bagian-bagian dari surat tugas adalah kepala surat, tubuh surat, dan kaki surat.

C.  Tugas

Jawablah pertanyaan-pertanyaan berikut dengan singkat dan tepat!

1.     Apakah yang dimaksud dengan surat tugas?

2.    Bagaimanakah jika sebuah surat tugas tidak dilaksanakan dengan baik?

3.    Apakah perbedaan antara surat tugas dengan surat instruksi?

4.    Ambillah sebuah surat tugas dengan meminjamnya di kantor TU sekolah Anda. Ketiklah kembali surat tersebut, kemudian sebutkan bagian-bagian dari surat itu!

D.  Tes Formatif

1.             Keterangan berikut ini menggambarkan situasi bagi  penulisan surat tugas yang terjadi di suatu biro perjalanan Mahkota Tour di Yogyakarta.

Pada tanggal 12 Nopember 2010 Biro Perjalanan Mahkota Tour, Jalan Malioboro No. 11, Yogyakarta, menerima surat dari Dirjen Pariwisata Jakarta, tanggal 5 Nopember 2001 No. 136/UM-4/2010. Isi surat menyatakan bahwa Direktur Biro perjalanan Mahkota Tour diperintahkan untuk mengirim seorang pegawai senior untuk mengikuti Penataran Pelayanan Wisata Domestik di Hotel Wisata Indonesia, Jakarta, selama 7 hari mulai 19 Nopember 2010 hingga 24 Nopember 2010.

Untuk memenuhi perintah tersebut, maka Direktur Bapak Sujono HM, S.H. memberi tugas kepada Saudara Ngalim Purwanto, S.E. Kepala Bagian Pemasaran untuk mengikuti penataran tersebut.

Susunlah surat tugas yang dimaksud.

2.      Kunci Jawaban

BIRO PERJALANAN MAHKOTA TOUR

Jalan Malioboro No. 11

YOGYAKARTA

SURAT TUGAS

Nomor:  234/BPMT/XI/2010

Kami, Direktur Biro Perjalanan Mahkota Tour, memberikan tugas kepada:

            Nama                    :  Ngalim Purwanto, SE

            Jabatan    :  Kepala Bagian Pemasaran

Untuk mengikuti Penataran Pelayanan Wisata Domestik, Dihotel Wisata Indonesia, Jakarta, yang akan diselenggarakan:

            Tanggal     :  19 – 24 Nopember 2010

            Tempat     :  Hotel Wisata Indonesia, Jakarta

Kami mengharapkan agar tugas tersebut Saudara laksanakan dengan penuh tanggung jawab.

                                                      Yogyakarta, 10 Nopember 2010

                                                                       Direktur 

                                                                  Sujono HM, SH

E. Lembar Kerja

2.    Alat

·         Alat tulis

·         Mesin tik atau komputer

3.    Bahan

·         Kertas HVS ukuran folio/kwarto/A4

·         Karbon

·         Sampul surat

·         Map

4.    Langkah Kerja

 Menulis Surat Tugas

 Buatlah ilustrasi situasi yang menunjukkan perlunya dikeluarkan surat tugas. Anda adalah sekretaris yang akan mengonsep dan mempersiapkan surat itu. Selanjutnya jawablah pertanyaan-pertanyaan berikut yang jawabannya merupakan bahan persiapan dalam pembuatan surat tersebut.

1.     Apa kepala surat yang perlu ditulis?

2.    Berapa nomor kode surat yang akan ditulis?

3.    Tanggal berapa surat yang akan ditulis?

4.    Apakah surat yang akan ditulis perlu lampiran?

5.    Kepada siapa surat diberikan?

6.    Bagaimana isi alinea pertama yang akan ditulis?

7.    Bagaimana isi alinea inti yang akan ditulis?

8.    Bagaimana alinea penutup yang akan ditulis?

9.    Bagaimana isi kaki surat yang akan ditulis?

10.  Perlukah tembusan surat yang akan ditulis?

11.  Bentuk pengetikan surat apa yang dipilih?

Setelah Anda dapat menjawab pertanyaan-pertanyaan di atas berikutnya mulailah bekerja.

1.     hidupkan komputer atau siapkan mesin ketik

2.    duduklah dengan posisi yang benar di kursi yang disediakan

3.    ketiklah materi yang diminta setelah Anda memahami persoalan yang dimaksud

4.    cetaklah hasil ketikan Anda setelah Anda membaca ulang ketikan tersebut

5.    mintakan tanda tangan dari yang berwenang

6.    jangan lupa buat sampul suratnya

7.    lipat surat yang telah Anda ketik dan masukkan ke dalam sampulnya

8.    letakkan pekerjaan Anda dalam satu map yang telah Anda beri nama

9.    serahkan kepada guru/instruktur Anda

10.  jangan lupa matikan komputer dan putuskan hubungan listriknya jika tidak dipergunakan lagi.

SURAT PERJALANAN DINAS

Kegiatan Pembelajaran: Surat Perjalanan Dinas

A.   Tujuan Kegiatan pembelajaran

Setelah menyelesaikan kegiatan pembelajaran surat perjalanan dinas ini Siswa diharapkan dapat: 

1. Memahami cara menulis atau menyusun surat perjalanan dinas.

2.    Menulis atau menyusun surat perjalanan dinas

B.  Uraian Materi

Surat perjalanan dinas berguna sebagai pelengkap keterangan bagi si pemilik agar dalam melaksanakan tugas dinas dapat berjalan dengan efesien sesuai dengan jadwal waktu tersedia. Surat perjalanan dinas memuat keterangan tentang penugasan seseorang pejabat atau pegawai suatu kantor untuk bertugas ke suatu wilayah dalam jangka waktu yang telah ditentukan dan dengan biaya kantor.

Atas dasar penjelasan di atas, maka surat perjalanan dinas memuat macam tugas, jangka waktu, dan biaya. Oleh karena itu dalam menyusun surat perjalanan dinas perlu memperhatikan jenis tugas yang harus dilaksanakan, jangka waktu perjalanan dinas, dan keterangan lain yang dianggap perlu.

1. Bagian-Bagian Surat Perjalanan Dinas

Surat perjalanan dinas diketik dengan bentuk yang harus disesuaikan dengan pedoman surat menyurat kantor yang telah dianut oleh suatu kantor tertentu. Data-data yang termuat dalam surat perjalanan dinas antara lain:

a.     Nama pegawai atau pejabat yang diberi tugas.

b.    Jabatan yang diberi tugas.

c.    Tempat tujuan.

d.    Jenis tugas dalam perjalanan dinas.

e.    Jangka waktu perjalanan dinas.

f.     Transportasi yang dipergunakan.

g.    Akomodasi penginapan.

h.    Perlengkapan yang diperlukan.

i.      Biaya diperlukan.

j.     Dan lain-lain yang diperlukan.

Data-data tersebut disusun sesuai dengan letak kepala, badan, dan kaki surat perintah perjalanan dinas seperti tampak pada contoh di bawah ini.

2. Contoh Surat Perjalanan Dinas

Penyusun surat perjalanan dinas harus mengikuti pola-pola penetapan pedoman surat menyurat. Langkah-langkah dalam penyusunan surat tersebut yang pertama adalah mempelajari benar-benar ketetapan yang tercantum dalam pedoman surat menyurat yang ditetapkan bagian oleh kantor setempat karena pedoman surat menyurat merupakan panduan untuk menyusun surat-surat dinas yang harus dipatuhi. Langkah kedua adalah memilih bentuk surat. Biasanya bentuk surat pun ditetapkan dalam pedoman surat menyurat. Langkah ketiga adalah menetapkan bagian kepala, badan, dan kaki surat.

Dari uraian di atas dapat diambil kesimpulan langkah-langkah penyusunan surat perjalanan dinas adalah sebagai berikut.

a.    Mempelajari pedoman surat menyurat.

b.    Menetapkan bentu surat.

c.    Menyusun bagian kepala, bagian badan, dan bagian kaki surat.

d.    Memilih bahasa yang tepat, sederhana dan jelas.

LPK SEKRETARIS TUNAS JAYA

Jalan  Diponegoro 45

JAKARTA

SURAT PERJALANAN DINAS

NOMOR:  341/C.12/XII/2010

Dalam rangka menjalin kerjasama antar LPK Tunas Jaya dan BLK di Bali, kami memberi tugas kepada:

Nama                    :  Drs. Agus Budihartanto

Jabatan                :  Kabag Litbang LPK Tunas Jaya

Alamat                  :  Jalan Diponegoro 45, Jakarta

Untuk melakukan dinas ke Denpasar, Bali, adapun pelaksanaan dinas dilakukan dengan ketentuan sebagai berikut:

Berangkat            :  3 Desember 2010

Kembali                :   8 Desember 2010

Kendaraan            :  Bus

Akomodasi           :  Hotel kelas melati

Semua biaya perjalanan, konsumsi, dan akomodasi selama melakukan perjalanan dinas menjadi tanggung jawab LPK sesuai dengan peraturan yang berlaku.

Demikian harap Saudara melaksanakan dan kami mohon bantuan semua pihat guna kelancaran pelaksanaan perjalanan dinas tersebut.

                                        

                  Direktur,

                                                     Dra. Trei Puspita H

C.   Rangkuman

Surat perjalanan dinas adalah surat yang memuat keterangan tentang penugasan seseorang pejabat atau pegawai suatu kantor untuk bertugas ke suatu wilayah dalam jangka waktu yang telah ditentukan dan dengan biaya kantor.

Surat perjalanan dinas memuat informasi tentang macam tugas, jangka waktu, dan biaya.

Surat perjalanan dinas terdiri atas bagian-bagian surat yaitu kepala, tubuh, dan kaki surat.

D.   Tugas

Jawablah pertanyaan-pertanyaan berikut dengan singkat dan tepat!

1.    Apakah yang dimaksud dengan surat perjalanan dinas?

2.    Bagaimanakah hubungan antara surat tugas dengan surat perjalanan dinas?

3.    Ambillah sebuah surat tugas dengan meminjamnya di kantor TU Jurusan/ Fakultas Anda. Ketiklah kembali surat tersebut, kemudian sebutkan bagian-bagian dari surat itu!

E.  Tes Formatif

Di kantor PT. Mahkuto Romo, Jalan Ahmad Yani Nomor 170 Jakarta, pada tanggal 12 Nopember 2010 terjadi dialog melalui telepon antara Dra. Sugiarti direktur PT tersebut dan sekretaris bernama Dra. Astuti.

 Pembicaraan telepon tersebut dapat diikuti dalam rekaman sebagai berikut.

Direktur	:	Ibu Astuti, Perusahaan kita perlu menyelidiki  kemungkinan pemasaran di daerah Makasar.
Sekretaris	:	maksud Ibu?
Direktur	:	Produksi kita harus dipasarkan di Makassar dan menunjuk agen di sana
Sekretaris	:	O, kalau begitu sebentar Ibu, saya akan mengambil file permintaan agen tunggal
Direktur	:	PT Surya Kencaana Jalan Samratulangi 15, Makassar telah lama memohon untuk menjadi agen tunggal.
Direktur	:	Nah! Kita utus salah satu kepala bagian untuk menjajaki pemasaran di Makasar, mengenai PT Surya Kencana/ bagaimana pendapat Ibu?
Sekretaris	:	Bagus sekali, lalu siapa yang ditunjuk?
Direktur	:	Pak Sukamto saja, Ke Makassar selama 7 hari dari 19 Nopember 2010. Bagaimana?
Direktur	:	Tolong buatkan surat perjalanan dinas dan mengurus pemesanan pesawat serta buatkan saya nota
Sekretaris	:	Baik Ibu, terima kasih. Selamat pagi

Ibu Dra. Astuti setelah menerima telepon segera membuat konsep surat dimaksud. Seandainya Anda adalah Dra. Astuti, lakukanlah pekerjaan tersebut.

F.        Kunci Jawaban Formatif

PT MAHKUTO ROMO

Jalan Ahmad Yani No. 170

JAKARTA

SURAT PERJALANAN DINAS

NOMOR:  341/C.12/XII/2010

Dalam rangka mengadakan penelitian dan pengkajian pemasaran produk di daerah Makassar,  kami memberi tugas kepada:

      Nama              :  Sukamto

      Jabatan          :  Karyawan PT Makuto Romo

      Alamat            :  Jalan Ahmad Yani No 170, Jakarta

Untuk melakukan dinas ke Makassar, Sulawesi Selatan, adapun pelaksanaan dinas dilakukan dengan ketentuan sebagai berikut:

      Berangkat      :  19 Nopember   2010

      Kembali          :   24 Nopember 2010

      Kendaraan      :  Pesawat terbang

      Akomodasi     :  Hotel kelas Bintang Tiga

Semua biaya perjalanan, konsumsi dan akomodasi selama melakukan perjalanan dinas menjadi tanggung jawab PT Makuto Romo, sesuai dengan peraturan yang berlaku.

Demikian harap Saudara melaksanakan dan kami mohon bantuan semua pihat guna kelancaran pelaksanaan perjalanan dinas tersebut.

                                                      Jakarta, 15  Nopember 2010

                                                                              Direktur,

                                                                        Dra. Sugiarti

G.        Lembar Kerja

1.                     Alat

·         Alat tulis

·         Mesin tik atau komputer

2.                        Bahan

·         Kertas HVS ukuran folio/kwarto/A4

·         Karbon

·         Sampul surat

·         Map

3.                    Langkah Kerja

Menulis Surat Perjalanan Dinas

Buatlah ilustrasi situasi yang menunjukkan perlunya dikeluarkan surat perjalanan dinas. Anda adalah sekretaris yang akan mengonsep dan mempersiapkan surat itu. Selanjutnya jawablah pertanyaan-pertanyaan berikut yang jawabannya merupakan bahan persiapan dalam pembuatan surat tersebut.